Flujo de ventas
Resumen
El flujo de ventas en Zink ERP organiza el proceso comercial desde una propuesta inicial hasta la concreción de la venta.
Está dividido en etapas que permiten avanzar progresivamente según el nivel de definición de la operación.
Cada vez que avanzás en el flujo, el sistema genera automáticamente el siguiente documento en estado Borrador y mantiene la relación entre ellos.
Antes de empezar
- Tener productos configurados.
- Tener contactos (clientes) cargados.
- Definir listas de precios.
- Tener permisos para crear o editar la etapa que corresponda.
- Para cerrar una venta con cobro, el usuario debe tener permiso para realizar cobro en ventas.
Flujo completo
Cotización → Presupuesto → Pedido → Venta
Cada flecha punteada representa la generación automática del siguiente documento en estado Borrador.
Variantes del flujo
No existe un atajo del sistema que genere venta desde presupuesto sin pasar por pedido. En el flujo por etapas, la venta se crea al marcar el pedido como Preparado (en Borrador) o podés registrar una venta directa / POS sin etapas previas.
Cómo funciona el flujo
Cada vez que avanzás en el proceso:
- Se genera un nuevo documento
- El nuevo documento queda en estado Borrador
- Se mantiene la relación con el documento anterior
Esto permite trazabilidad completa, control por etapas y ajustes antes de cerrar la venta.
Etapas del proceso
Cotización
- Comparación de precios entre listas
- Negociación con el cliente
- No impacta stock ni cuenta corriente
- Acciones: Confirmar · Aceptar · Rechazar · Cancelar
Cuando el cliente elige lista y condiciones, Aceptá la cotización (debe estar Confirmado). El sistema genera un presupuesto en Borrador. Detalle en Cotizaciones.
Presupuesto
- Precio definido
- Condiciones comerciales
- Vigencia de la propuesta
Al Aceptar, se genera un pedido en Borrador. Detalle en Presupuestos.
Pedido
- Representa el compromiso del cliente
- Permite organizar la preparación o logística
Usá Preparar → Confirmar preparado. Al quedar Preparado, se genera la venta en Borrador. Detalle en Pedidos.
Venta
- Cierre de la operación
- Impacta stock (al Entregado)
- Impacta cuenta corriente
- Puede abrir el cobro si el cliente o la configuración requieren pago inmediato
- Despacho: acción Despachar → estado Despachado
Detalle en Ventas. Los formularios de documentos (excepto POS) se explican en Formulario de documentos.
Qué cambia en cada etapa
| Etapa | Stock | Cuenta corriente | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Cotización | ❌ | ❌ | Comparar |
| Presupuesto | ❌ | ❌ | Formalizar |
| Pedido | ❌ | ❌ | Preparar |
| Venta | ✔️ | ✔️ | Ejecutar |
Permisos en el flujo
Cada etapa puede tener permisos propios para ver, crear, editar, eliminar o avanzar. Tener acceso a Ventas no implica necesariamente poder crear cotizaciones, editar pedidos o registrar cobros.
| Pregunta | Dónde revisar |
|---|---|
| ¿El usuario puede entrar a la pantalla? | Permiso de menú o visualización de la etapa. |
| ¿El usuario puede ejecutar la acción? | Permiso específico de acción, por ejemplo crear, editar, confirmar o cobrar. |
El cobro en POS y en ventas comerciales depende del permiso para realizar cobro en ventas. Ver Perfiles.
Casos frecuentes
Venta rápida
Podés ir directamente a Ventas o usar POS sin pasar por etapas previas.
Venta con negociación por etapas
Cotización → Presupuesto → Pedido → Venta (no podés saltar el pedido desde el flujo).
Venta con preparación o logística
Mismo recorrido por etapas; el pedido organiza la preparación antes de la venta.
Ciclo de estados por documento
| Documento | Estado inicial | Estado final exitoso | Al rechazar |
|---|---|---|---|
| Cotización | Borrador | Aceptado | — |
| Presupuesto | Borrador | Aceptado | Vuelve a Borrador |
| Pedido | Borrador | Preparado | Vuelve a Borrador |
| Venta | Borrador | Entregado | Vuelve a Borrador |
El detalle de cada ciclo está en el artículo de la entidad.
Si algo sale mal
- No podés avanzar de etapa
- Verificá el estado del documento.
- Revisá el permiso de acción correspondiente a esa etapa.
- No aparece la acción para avanzar
- Separá permiso de menú vs permiso de acción (crear, confirmar, aceptar, preparar, cobrar).
- El documento hijo no se generó
- Verificá que el padre esté en el estado final de su etapa (cotización Aceptado, presupuesto Aceptado, pedido Preparado).
- Datos incorrectos en la venta
- Revisá la información en las etapas anteriores.
- Problemas con stock
- Verificá la configuración de los productos y el estado Entregado de la venta.
Buenas prácticas
- No confirmes una etapa si los precios o cantidades aún se negocian: usá cotización o presupuesto según corresponda.
- Antes de marcar un pedido como Preparado, revisá stock disponible en depósito.
- Registrá el cobro en el momento solo cuando el cliente y las preferencias lo exijan; si no, la deuda queda trazable en cuenta corriente.