Flujo de compras
Resumen
El flujo de compras en ZinK ERP organiza el proceso desde la solicitud al proveedor hasta el registro final de la compra.
Permite trabajar en etapas, manteniendo control y trazabilidad de cada operación.
Antes de empezar
- Tener productos configurados.
- Tener proveedores cargados como contactos.
- Tener permisos para crear o editar órdenes de compra y compras.
- Para pagar al proveedor desde el flujo, el usuario debe tener permiso para registrar pagos.
- Definir días de vencimiento de pago por proveedor o desde preferencias.
Flujo completo
Orden de compra → Compra
La flecha punteada indica que la compra puede generarse al Aprobar una orden o registrarse directamente sin orden previa.
Ciclo de estados por documento
| Documento | Estado inicial | Estado final exitoso | Rechazar / Cancelar |
|---|---|---|---|
| Orden de compra | Borrador | Aprobado (genera compra en Borrador) | Rechazar / Cancelar |
| Compra | Borrador | Aprobado (stock y CC) | Rechazar / Cancelar; etapa intermedia Control |
Acciones típicas de compra: Confirmar → (opcional) Controlar → Aprobar.
Para diferencias entre lo comprado y lo recibido, ver Recepción de mercadería. Para devoluciones, Notas de crédito de compras.
Los formularios rediseñados (cabecera, ítems, F2/F4) se explican una sola vez en Formulario de documento V2.
Cómo funciona el flujo
Cada etapa permite avanzar en el proceso:
- Se registra lo que se necesita comprar (orden)
- Se aprueba la orden y nace la compra en borrador (o se carga la compra directa)
- Se confirma, controla si hace falta y se aprueba la compra (impacto en el sistema)
Esto permite:
- control de compras
- trazabilidad
- organización operativa
Etapas del proceso
Orden de compra
- Representa lo que se solicita al proveedor
- Permite definir cantidades y condiciones
- No impacta stock ni cuenta corriente
- Al Aprobar genera la compra asociada en Borrador
👉 Funciona como propuesta o planificación de compra
Compra
- Representa la operación final
- Impacta stock y cuenta corriente al Aprobar
- Puede ofrecer registrar el pago al proveedor si hay importe pendiente y el usuario tiene permiso
- Por ítem podés indicar Actualiza Costo; si el producto tiene recálculo de precios activo, se actualizan las listas automáticas. Ver Compras.
Qué cambia en cada etapa
| Etapa | Stock | Cuenta corriente | Objetivo |
|---|---|---|---|
| Orden de compra | ❌ | ❌ | Planificar → Aprobar genera compra |
| Compra (hasta Confirmado/Control) | ❌ | ❌ | Revisar |
| Compra Aprobado | ✔️ | ✔️ | Ejecutar |
Permisos en el flujo
Cada etapa puede tener permisos propios para ver, crear, editar, eliminar o avanzar. Tener acceso a Compras no implica necesariamente poder crear órdenes, editar compras o registrar pagos.
Para diagnosticar un bloqueo, separá el problema en dos preguntas:
| Pregunta | Dónde revisar |
|---|---|
| ¿El usuario puede entrar a la pantalla? | Permiso de menú o visualización. |
| ¿El usuario puede ejecutar la acción? | Permiso específico de acción, por ejemplo crear, editar, confirmar, controlar, aprobar o registrar pagos. |
El pago a proveedores depende del permiso para registrar pagos. La explicación general de permisos está centralizada en Perfiles.
Casos frecuentes
Compra planificada
Se genera una orden, se Aprueba y nace la compra en borrador; luego se confirma/controla/aprueba la compra.
Compra directa
Se registra la compra sin orden previa.
Compra con pago posterior
Se aprueba la compra y la deuda queda pendiente en la cuenta corriente del proveedor hasta que se cargue el pago.
Si algo sale mal
- Datos incorrectos
- Revisá información antes de confirmar o aprobar.
- Si la compra ya avanzó de estado, puede no ser editable.
- Problemas de stock
- Verificá productos y cantidades antes de Aprobar.
- No podés registrar el pago
- Revisá permiso para registrar pagos.
- Verificá que la compra tenga importe pendiente.
- No podés avanzar desde la orden
- La orden debe estar Aprobada para generar la compra asociada (no alcanza con Confirmado).
Buenas prácticas
- Usá órdenes de compra para planificar; Aprobá la orden cuando quieras generar la compra.
- Verificá cantidades y precios antes de aprobar la compra.
- Si el pago es posterior, controlá la deuda en Cuenta corriente.