Órdenes de compra
Resumen
Las órdenes de compra permiten registrar lo que se le solicita a un proveedor antes de concretar la compra.
Funcionan como una instancia de planificación y control, donde se definen productos, cantidades y condiciones antes del impacto real en el sistema.
No impactan stock ni cuenta corriente.
Antes de empezar
- Tener proveedores cargados como contactos.
- Verificá que los productos estén configurados.
- Algunas modificaciones pueden requerir permisos especiales.
- Tener permiso para crear o editar órdenes de compra.
Ubicación dentro del flujo
Orden de compra → Compra
La orden de compra representa la etapa inicial del proceso.
👉 Al concretar la operación, se registra la compra.
Cuándo usar órdenes de compra
Usá órdenes de compra cuando:
- Necesitás solicitar productos a un proveedor.
- Querés planificar compras antes de ejecutarlas.
- Trabajás con reposición de stock.
- Necesitás dejar registro de lo solicitado.
Qué cambia y qué no cambia
La orden de compra:
- ✔️ Define qué se le solicita al proveedor
- ✔️ Permite organizar compras
- ✔️ Funciona como referencia de compra
- ❌ No impacta stock
- ❌ No genera deuda
👉 El impacto ocurre al registrar la compra.
Procedimiento
- Creá una nueva orden de compra (formulario V2 si está activo; ver Formulario de documento V2).
- Seleccioná el proveedor (contacto).
- Completá Fecha Orden de Compra y, si corresponde, Enviar comprobante.
- Agregá ítems con Agregar Items, Listado (F4) o escaneo/búsqueda. Podés usar Stock crítico y Faltantes como ayudas.
- Revisá precios, cantidades y observación.
- Guardá con Guardar (F2) y confirmá el diálogo GUARDAR ORDEN DE COMPRA.
- En el listado, avanzá estados según el circuito (Confirmar → Aprobar).
- Al Aprobar, el sistema genera una compra en Borrador.
Atajos en el formulario
| Tecla | Acción |
|---|---|
| F2 | Guardar |
| F4 | Listado de productos |
| Enter | De producto a precio en la línea |
| Esc | Cancelar diálogo |
Los atajos / y * del chip de accesos no están operativos en órdenes de compra.
Relación con la compra
La orden de compra no mueve stock ni genera deuda. Su función es dejar preparada la solicitud al proveedor.
Al Aprobar la orden se genera la compra asociada en Borrador. El impacto de stock y cuenta corriente ocurre cuando esa compra se Aprueba.
| Documento | Qué representa | Impacto |
|---|---|---|
| Orden de compra | Solicitud o planificación | No impacta stock ni cuenta corriente. |
| Compra | Operación final con proveedor | Al Aprobar: ingresa stock y puede generar deuda o pago. |
Si la mercadería llega con diferencias, revisá cantidades y precios antes de aprobar la compra final.
Estados
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Borrador | Editable. |
| Confirmado | Orden confirmada; aún no genera la compra. |
| Aprobado | Estado final exitoso: genera compra en Borrador. |
| Cancelado | Flujo cerrado. |
Acciones del listado
| Acción | Efecto |
|---|---|
| Confirmar | Pasa de Borrador a Confirmado. |
| Aprobar | Pasa a Aprobado y genera la compra asociada en Borrador. |
| Rechazar | Vuelve atrás en el circuito (hacia editable), según el estado actual. |
| Cancelar | Cierra el flujo en Cancelado. |
Ciclo de vida
Estado inicial: Borrador · Estado final (éxito): Aprobado · Cierre sin éxito: Cancelado.
Casos frecuentes
Reposición de stock
Se generan órdenes para mantener niveles de inventario.
Planificación de compras
Permite organizar pedidos antes de ejecutarlos.
Control con proveedores
Sirve como registro de lo solicitado.
Recomendaciones de uso
Las órdenes de compra son ideales para mantener control sobre lo que se solicita a proveedores antes de impactar el sistema.
Usalas cuando:
- Querés planificar compras
- Necesitás aprobación interna
- Trabajás con proveedores recurrentes
👉 Evitá registrar compras directamente si necesitás control previo.
Si algo sale mal
-
Datos incorrectos
- Revisá productos y cantidades antes de confirmar.
-
Proveedor incorrecto
- Verificá el contacto seleccionado.
-
No podés generar o editar la orden
- Revisá los permisos del perfil.
- Confirmá que la orden no esté en un estado cerrado.
Buenas prácticas
- Confirmá la orden antes de enviarla.
- Revisá cantidades y condiciones.
- Usá observaciones para acuerdos con proveedores.
- Mantené consistencia entre orden y compra final.